Postępowanie w sytuacjach nieprzewidzianych
1. Niniejszy paragraf dotyczy wszystkich usług rozwojowych realizowanych przez MBM Academy, obejmując szkolenia stacjonarne a także usługi doradcze i walidacyjne.
2. Zdarzenie niepożądane to każde zdarzenie, które zakłóca prawidłowy przebieg szkolenia, doradztwa lub walidacji, np. awaria techniczna, sytuacja losowa, nagła niedyspozycja trenera, zachowania niezgodne z regulaminem uczestników itp.
3. W przypadku wystąpienia zdarzenia niepożądanego prowadzący usługę jest zobowiązany do:
3.1.Niezwłocznej oceny sytuacji i zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom,
3.2.Powiadomienia organizatora usług o zaistniałym zdarzeniu.
3.3.Podjęcia działań naprawczych w ramach swoich kompetencji (np. włączenie alternatywnego sprzętu, zmiana formy prowadzenia zajęć),
3.4.W przypadku sytuacji wymagających interwencji służb medycznych, technicznych lub porządkowych – powiadomienia odpowiednich służb,
3.5.Udokumentowania incydentu, opisując jego przebieg oraz podjęte działania i przekazania tej informacji organizatorowi.
3.6.W przypadku spóźnienia powyżej 15 minut informuje organizatora szkolenia, który podejmuje decyzję o dalszych działaniach, np. organizacji zastępstwa lub zmiany harmonogramu zajęć.
3.7.Niezwłocznego poinformowania organizatora o ewentualnym spóźnieniu lub niemożności dotarcia na miejsce realizacji usługi. Informacja powinna zostać przekazana telefonicznie lub za pomocą innego uzgodnionego środka komunikacji, wraz z podaniem przewidywanego czasu przybycia oraz przyczyn opóźnienia. W przypadku spóźnienia powyżej 15 minut organizator podejmuje decyzję o dalszym przebiegu usługi i ewentualnym poinformowaniu uczestników.
3.8.W sytuacji, gdy uczestnik decyduje się na wcześniejsze opuszczenie zajęć, zobowiązany jest do odebrania od uczestnika stosownego oświadczenia, w którym uczestnik podaje: datę i godzinę opuszczenia zajęć, powód wcześniejszego wyjścia, własnoręczny podpis.
4. Wypełnione oświadczenie prowadzący przekazuje organizatorowi.
5. Uczestnicy usług szkoleniowych i doradczych powinni:
5.1.Przestrzegania zasad bezpieczeństwa i regulaminu szkolenia.
5.2.Informowania organizatora lub trenera o problemach mogących zakłócić przebieg szkolenia.
5.3.Współpracy w przypadku konieczności zmiany organizacji zajęć.
5.4.W przypadku sytuacji awaryjnej, dostosowania się do wskazówek trenera/doradcy/walidatora.
5.5.Natychmiast poinformować prowadzącego o zaistniałej sytuacji, jeśli jest to możliwe.
5.6.W razie konieczności opuścić miejsce realizacji usługi zgodnie z procedurami bezpieczeństwa.
5.7.Opuszczenie zajęć przez uczestnika – w sytuacji, gdy uczestnik decyduje się na wcześniejsze opuszczenie zajęć, zobowiązany jest do wypełnienia stosownego oświadczenia, w którym podaje: datę i godzinę opuszczenia zajęć, powód wcześniejszego wyjścia, własnoręczny podpis.
6. Wypełnione oświadczenie pozostawia prowadzącemu, który przekazuje je organizatorowi.
7.Jeżeli uczestnik stawi się na miejscu realizacji usługi (szkolenia, doradztwa, walidacji), a prowadzący nie pojawi się o wyznaczonej godzinie, powinien:
7.1.Odczekać 15 minut – w przypadku krótkiego opóźnienia prowadzącego.
7.2.Skontaktować się z organizatorem – uczestnik powinien niezwłocznie poinformować organizatora o nieobecności prowadzącego, dzwoniąc pod podany numer telefonu: od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–15:00 pod numerem telefonu 71 877 75 25, po godzinie 15:00 oraz w weekendy pod numerem telefonu serwisowego 571 602 436.
7.3.Oczekiwać dalszych instrukcji – organizator podejmie odpowiednie działania, takie jak kontakt z prowadzącym, ustalenie przyczyny nieobecności i poinformowanie uczestników o dalszym przebiegu usługi (np. o zmianie terminu lub formy realizacji).
8. W przypadku braku kontaktu z prowadzącym organizator niezwłocznie podejmuje decyzję o dalszym postępowaniu i informuje uczestników o ewentualnych zmianach.
9. W sytuacjach losowych, które mogą zakłócić prawidłowy przebieg usługi, organizator zobowiązuje się do podjęcia następujących działań:
9.1.Monitorowanie przebiegu usługi – organizator zapewnia bieżący nadzór nad realizacją usługi oraz jest dostępny dla uczestników i prowadzących w razie wystąpienia problemów.
9.2.Reagowanie na zgłoszenia – w przypadku informacji o opóźnieniu, nieobecności prowadzącego lub innych zakłóceniach, organizator niezwłocznie podejmuje działania naprawcze: w dni robocze w godzinach 8:00–15:00 zgłoszenia przyjmowane są pod numerem 71 877 75 25, po godzinie 15:00 oraz w weekendy zgłoszenia są przyjmowane pod numerem serwisowym 571 602 436.
9.3.Weryfikacja sytuacji i podjęcie decyzji – organizator analizuje zgłoszenie, weryfikuje sytuację oraz podejmuje decyzję o dalszych krokach w celu zapewnienia prawidłowego przebiegu usługi.
10.Decyzja o dalszym postępowaniu – organizator, w zależności od okoliczności, podejmuje decyzję o: kontynuacji usługi w zmienionym harmonogramie, wyznaczeniu zastępstwa, zmianie terminu realizacji, odwołaniu usługi i poinformowaniu uczestników o dalszych krokach.
11.Informowanie uczestników – organizator jest zobowiązany do niezwłocznego przekazania uczestnikom informacji o dalszym przebiegu usługi oraz zapewnienia im możliwie najdogodniejszego rozwiązania sytuacji.
12. Postępowanie w przypadku konkretnych zdarzeń niepożądanych
12.1.Pogorszenie się stanu zdrowia uczestnika lub trenera: prowadzący ocenia sytuację i decyduje, czy konieczna jest pomoc medyczna, w razie potrzeby wzywa służby ratunkowe, informuje organizatora i sporządza notatkę ze zdarzenia.
12.2. Awaria sprzętu lub problemy techniczne: prowadzący podejmuje próbę naprawy lub przełączenia na sprzęt zapasowy, w razie potrzeby organizator zapewnia zastępczy sprzęt lub zmienia termin zajęć.
12.3. Zakłócenia zewnętrzne (np. ewakuacja, brak prądu): prowadzący informuje uczestników o konieczności przerwania zajęć, organizator podejmuje decyzję o ewentualnej kontynuacji zajęć i zmianie jego harmonogramu lub o kontynuacji zajęć w innym terminie lub miejscu.
12.4. Nieodpowiednie zachowanie uczestnika: prowadzący reaguje adekwatnie do sytuacji (upomnienie, przerwanie zajęć, zgłoszenie organizatorowi), w skrajnych przypadkach organizator może podjąć decyzję o wykluczeniu uczestnika.
